De bedrijfshuishouding tegen het licht: grote schoonmaak of een beetje opschudden?

Op 1 juni 2016 is de Wet Huis voor klokkenluiders in werking getreden. Kantoorgenoot Kirsten Boele wijdde er eerder een wyblog aan. Voor veel bedrijven moet de invoering van de Wet een goede aanleiding vormen om hun "bedrijfshuishoudelijke regelingen" eens tegen het licht te houden.

De Wet verplicht bedrijven waar meer dan 50 mensen werken een klokkenluidersregeling in te voeren om melding te kunnen doen van misstanden die het maatschappelijk belang raken.

Zo’n vaart zal het toch niet lopen voor mijn onderneming, zal menigeen denken. Of: daar is mijn bedrijf te klein voor? Toch is het wijs de bezem eens door de kast te halen als het om bestaande bedrijfsregelingen gaat en te kijken waar aanvulling nodig is. Of te overwegen er één in te voeren.

Gezond arbeidsklimaat

In de meeste bedrijven doet iedereen zijn best de activiteiten goed te laten verlopen. Zo wordt in de meeste bedrijven in een open sfeer overlegd en wordt inbreng serieus genomen. Dat leidt tot verbetering en optimalisatie van werkprocessen en alles daar omheen. Het besef dat je kunt leren van fouten en onregelmatigheden is bijna overal wel doorgedrongen; dáár valt immers het nodige te winnen. Een cultuur creëren die ertoe leidt dat vrij en constructief kan worden gecommuniceerd is dus een pré, maar verdient uitbreiding.

Ondanks de goede bedoelingen mag niet uit het oog worden verloren dat mensen zich niet gehoord kunnen voelen. Daardoor kunnen onduidelijkheden, misverstanden en onregelmatigheden ontstaan. Dat hoeft niet eens zo ernstig te zijn dat het ook het maatschappelijk belang raakt, het kan ook om meer alledaags leed gaan.

Een modern bedrijf doet er goed aan duidelijkheid te scheppen over visie, normen en waarden, dat uit te werken in richtlijnen, met als sluitstuk een veilige procedure voor melding van onregelmatigheden. Dat bevordert het zelfreinigend vermogen en een gezond bedrijfsklimaat, kanaliseert wat niet goed gaat, voorkomt onvrede en biedt voor de werkzame personen (hopelijk) een alternatief voor bijvoorbeeld uitingen in social media of pers.

Kanaliseert onvrede, ook in minder ernstige gevallen dan klokkenluiderswaardige misstanden

Het is vaak wenselijk de minder ernstige onregelmatigheden dan de wettelijk gestelde “misstanden die het maatschappelijk belang raken” te kanaliseren. Dat kan door de bedrijfsregeling breder te maken dan de Wet Huis voor klokkenluiders beoogt.

Als de bedrijfsvisie, kernwaarden, normen, gedragscodes etc. duidelijk zijn en worden uitgedragen weet men bedrijfsbreed wat men van elkaar mag verwachten en waar men aan toe is. Daarnaast gelden de gebruikelijke werkinstructies, richtlijnen of andere bedrijfsprotocollen. Als sluitstuk van zo'n bedrijfsregeling kan een interne meldregeling worden geformuleerd. Daarin kan van alles wat voor het bedrijf van belang is worden meegenomen. Veelal is dat belang veel ruimer en breder dan de voorschriften van de Wet Huis voor klokkenluiders. Uiteraard worden ook die voorschriften wel meteen verwerkt in de bedrijfsregeling zodat ook aan de Wet is voldaan.

Met een goed geformuleerde en doordachte “bedrijfshuishoudelijke regeling” worden nog wat meer zaken ondervangen.

Geen zorg over 50 personen criterium en geldt ook voor alle werkrelaties

De Wet Huis voor klokkenluiders geldt namelijk niet alleen voor de welbekende arbeidsverhouding, maar heeft ook gelding daarbuiten. Daar waar sprake is van het laten verrichten van arbeid of het hebben laten verrichten daarvan, is de Wet van toepassing. Dat is heel ruim en omvat ook payrollers, zzp-ers, stagiair(e)s, vrijwilligers, schoonmakers, leveranciers, consultants, ex-werknemers enz. Zijn er meer dan 50 van die "werkenden" dan moet er volgens de Wet Huis voor klokkenluiders een klokkenluidersregeling worden ingericht.

Een goed ingerichte bedrijfsregeling voorkomt dat er neuzen moeten worden geteld en/of de aard van de werkrelaties in de gaten moet worden gehouden.

Duidelijkheid, ook buiten de wettelijke norm en voor andere relaties

Daarnaast kan een goede bedrijfsregeling, mits goed overeengekomen en gecommuniceerd, ook uitwerking hebben in de verhouding naar personen waarop soms minder directe invloed wordt uitgeoefend. Die wellicht wat minder deelnemen aan werkoverleggen, zoals zzp-ers, vrijwilligers enz.

De bedrijfsregeling kan op een voor alle werkenden toegankelijk deel van de intranetsite worden geplaatst en worden genoemd in de arbeidsovereenkomst, zzp-contracten, leveringsvoorwaarden, leverancierscontracten enz.

Kortom: reden voor een frisse wind

De Wet Huis voor Klokkenluiders is misschien hier en daar wat lastige en zware kost, maar zou voor veel ondernemingen wel een goede aanleiding moeten zijn om stil te staan bij de bestaande bedrijfsregeling(en). Deze moet weer eens opgeschud en  –waar nodig - aangevuld worden. En als er niets is, is er alle aanleiding de invoering van een goede bedrijfsregeling te overwegen.