Het adviestraject: 7 tips voor OR-leden
Het adviesrecht is het meest bekende recht van de OR. Na de algemene tips voor een vliegende start als OR-lid, daarom nu 7 tips voor een soepel adviestraject.
1. Bedenk zelf of een besluit belangrijk is
De OR heeft in de meeste gevallen uitsluitend adviesrecht als een besluit 'belangrijk' is. Of een besluit belangrijk is, hangt af van alle omstandigheden. Dat is natuurlijk een antwoord waar je als OR helaas niet zoveel mee kan. Het is een behoorlijk grijs gebied. Bij de beoordeling weegt onder andere mee of een besluit bijzondere bedrijfsorganisatorische of financiële gevolgen heeft. Daarnaast zijn de gevolgen voor het personeel een belangrijke factor.
Het kan zijn dat de bestuurder geen advies vraagt over een (voorgenomen) besluit, terwijl dat volgens de OR wel zou moeten. Begin dan bij de basis en bedenk zelf of een besluit volgens jou belangrijk is. Neem niet te gauw aan dat dit niet het geval is. Als je twijfelt, kan je daarover ook in gesprek met de bestuurder.
2. Rustig aan en snel een beetje
De adviesaanvraag bevat soms een erg korte termijn waarbinnen de bestuurder het advies verwacht. Van belang is dat je als OR de tijd mag nemen voor het behandelen van de adviesaanvraag. Sterker nog, als OR moet je eerst alle relevante informatie hebben om een gedegen advies te kunnen geven. Ook als dat betekent dat de door de bestuurder gestelde termijn niet wordt gehaald. De bestuurder mag dan niet aan het advies van de OR voorbij gaan.
Wat een redelijke termijn is, hangt af van het onderwerp dat wordt behandeld. Het ene besluit zal meer spoed hebben dan het andere. Ga altijd voortvarend te werk en zorg dat het adviestraject geen onnodige vertraging oploopt. Dan zal in de meeste gevallen vertraging niet aan de OR kunnen worden verweten. Daarnaast zal het helpen om met de bestuurder te communiceren op welke termijn de OR verwacht advies te kunnen geven en wat de OR daarvoor van de bestuurder nodig heeft.
3. Word tijdig betrokken bij een adviesaanvraag
Voor een snelle behandeling van een adviesaanvraag is het handig als de OR tijdig wordt betrokken. Als de bestuurder vooraf laat weten dat er een adviesaanvraag aankomt, kan je sneller acteren dan dat je als OR erdoor wordt overvallen.
Een andere optie is om te werken met een conceptadviesaanvraag en conceptadvies. De OR kan dan eenvoudig opmerkingen maken over informatie die ontbreekt of aan welke alternatieven kan worden gedacht. De bestuurder kan de adviesaanvraag dan waar nodig aanvullen. Een goede start is het halve werk.
4. Stel vooraf schriftelijk vragen
Het komt zelden voor dat een adviesaanvraag meteen duidelijk is en alle informatie bevat die de OR nodig heeft. Een OR moet eigenlijk altijd vragen stellen naar aanleiding van de adviesaanvraag. Stel deze vragen schriftelijk voorafgaand aan de overlegvergadering. Dit geeft de bestuurder de gelegenheid de antwoorden voor te bereiden en ook vooraf schriftelijk te geven. Je mag als OR ook verlangen dat de antwoorden schriftelijk voor de overlegvergadering worden gegeven.
Zo komen zowel de OR als de bestuurder goed beslagen ten ijs bij de overlegvergadering. Tijdens deze overlegvergadering kunnen de antwoorden dan worden verduidelijkt en kunnen eventuele aanvullende vragen worden besproken.
Schroom niet om nog een tweede of derde ronde schriftelijke vragen te stellen, zeker bij een ingrijpend besluit zal dit nodig zijn.
5. Denk mee, draag alternatieven aan
Als OR-lid zit je soms dichter op het vuur dan de bestuurder. Soms is het voorgenomen besluit niet de meest ideale oplossing en heb jij een beter idee. Laat dit vooral weten aan de bestuurder. Misschien is ontslag van werknemers helemaal niet nodig of kan een bepaalde afdeling nog efficiënter werken dan door de bestuurder is voorgesteld. Dit kan waardevolle informatie zijn voor de bestuurder. De bestuurder moet de aangedragen alternatieven serieus overwegen en laten weten waarom een alternatief wel of niet passend is. Soms leidt dit tot aanpassing van het voorgenomen besluit. Laat als OR ook blijken dat ruimte bestaat voor een aanpassing. Bestuurders zijn hier vaak huiverig voor, omdat ze denken dat dit ook vertraging oplevert. Als OR kan je bestuurders daarbij ook gerust stellen. Uiteindelijk moet gebeuren wat in het belang is van het bedrijf.
6. Verbind voorwaarden aan een advies
Soms is een voorgenomen besluit een goed idee, maar komt het wat te vroeg of is het onvolledig. Als de bestuurder een ontslagronde voorstelt omdat efficiënter moet worden gewerkt, dan is het natuurlijk wel nodig dat deze afdeling de middelen heeft om deze efficiencyslag te kunnen maken. Anders bestaat het risico dat hetzelfde werk moet worden gedaan met minder mensen, zodat de werkdruk teveel toeneemt. Dan zal je als OR bedenkingen hebben bij een voorgenomen besluit. Gelukkig is hier een eenvoudige oplossing voor, namelijk een advies onder bepaalde voorwaarden. Zo kan de OR in het advies opnemen dat positief wordt geadviseerd over de reorganisatie, mits eerst de automatisering plaatsvindt die ervoor zorgt dat het werk met minder mensen kan worden gedaan. Met voorwaarden kan je alle kanten op, dus denk 'out of the box'. Wel is het belangrijk dat de voorwaarden voldoende concreet zijn geformuleerd in het advies, zodat ook duidelijk is wanneer wel of niet aan een voorwaarde is voldaan.
7. Grote reorganisatie? Werk samen met de vakbond
Bij een grotere reorganisatie en als er een cao geldt, zal de vakbond zich vaak bekommeren over het sociaal plan. Dat betekent niet dat je niets meer mag vinden van de afvloeiingsvoorwaarden. Het adviesrecht van de OR strekt zich ook uit over de maatregelen ter beperking van de personele gevolgen. In dat kader kan het waardevol zijn om de samenwerking met de vakbond te zoeken. Enerzijds kan de OR - na afstemming met de vakbond - bij de bestuurder aangeven welke voorwaarden de OR belangrijk vindt in een sociaal plan. Dit zorgt er ook voor dat de vakbond weet welke wensen en behoeften er zijn binnen het bedrijf. Anderzijds kan de vakbond op de rem trappen als de bestuurder snel een sociaal plan wil sluiten, terwijl de OR nog niet het nut en noodzaak van de reorganisatie inziet. De bestuurder heeft door de afwachtende houding van de vakbond dan een extra reden om de OR snel van informatie te voorzien.
Let wel op de geheimhoudingsplicht van de OR; niet alle informatie mag zomaar met de vakbond worden gedeeld.