De regels voor incassokosten op een rij
Klanten met een betalingsachterstand zijn voor hardwerkende ondernemers een doorn in het oog. Het (bij herhaling) moeten aanmanen en sommeren kost immers nodeloos veel tijd en leidt af van de core business. Toch maakt een goede ondernemer debiteurenbeheer tot onderdeel van de bedrijfsvoering. En als het gaat om eenvoudige vorderingen biedt de wetgever daarbij een helpende hand.
Met de Wet normering buitengerechtelijke incassokosten (WIK)1 poogt de wetgever zowel voor ondernemers als voor (consument)schuldenaren ogenschijnlijk heldere regels te scheppen wanneer en tot welk bedrag een ondernemer incassokosten mag rekenen. Ogenschijnlijk, want over de WIK is sinds de invoering per 1 juli 2012 (te?) veel gezegd en geschreven.
In vogelvlucht de oogst en stand van zaken tot nu toe, waarbij moet worden onderscheiden tussen consumentschuldenaren en ondernemerschuldenaren (B2B-relatie).
Consumentschuldenaar
Een consumentschuldenaar moet (pas) incassokosten betalen als hij, na de uiterste betalingstermijn, zonder succes is aangemaand tot betaling binnen 14 dagen, te rekenen vanaf de dag na de aanmaning.2
In de aanmaningsbrief - in de praktijk ook wel de 'veertiendagenbrief' of de 'WIK-brief' genoemd - moet de consumentschuldenaar erop worden gewezen wanneer en welk bedrag aan incassokosten hij verschuldigd is.3
De hoogte van de incassokosten is dwingendrechtelijk gemaximeerd en wordt uitsluitend bepaald door een forfaitair percentage van het openstaande bedrag.
Het enkele verzenden van de veertiendagenbrief is voldoende. De ondernemer is niet verplicht nog extra incassohandelingen te verrichten om de incassokosten bij zijn klant in rekening te mogen brengen.4
Het precieze bedrag aan incassokosten volgt uit de zgn. ‘BIK-staffel’.5 De vergoeding bedraagt minstens € 40.
Indien meerdere vorderingen openstaan, moet in één brief worden aangemaand en worden de hoofdsommen van de vorderingen voor de berekening van de incassokosten bij elkaar opgeteld.6
B2B-relaties
Voor overeenkomsten ná 16 maart 2013 geldt dat de incassokosten minstens € 40 bedragen. De vergoeding is zonder aanmaning verschuldigd, nadat de uiterste betalingstermijn is verstreken.7
In B2B-relaties zijn de incassokosten in principe niet gemaximeerd en mogen ondernemers van de regels voor consumentschuldenaren afwijken, bijvoorbeeld in hun algemene voorwaarden.
Wel is het zo dat de rechter de incassokosten kan matigen.8 Hij mag dat echter alleen doen als de ondernemer niet heeft laten zien dat zijn werkelijk gemaakte kosten hoger zijn dan het bedrag dat volgt uit de BIK-staffel.9 In zoverre vormt het BIK dus ook in B2B-relaties de ondergrens.
Het open einde van de termijnaanvang
De praktijk worstelt op dit moment nog met één vraag: wanneer gaat bij consumentschuldenaren precies de veertiendagentermijn lopen? De lagere rechtspraak oordeelt verschillend. De verwarring was compleet toen het Hof Den Haag in april 2015 oordeelde dat de termijn start op de dag na dagtekening van de WIK-brief10, terwijl hetzelfde hof drie maanden later domweg besliste dat de termijn pas gaat lopen de dag naontvangst van de brief11.
Het is dus (opnieuw) wachten tot de Hoge Raad helderheid schept. Tot dat moment doen ondernemers er verstandig aan om in de veertiendagenbrief de dag na ontvangst te vermelden als start van de veertiendagentermijn. Zo wordt voorkomen dat de brief als gebrekkig wordt aangemerkt met als verstrekkend gevolg dat de incassokosten niet verschuldigd zijn.
UPDATE
Inmiddels heeft de Hoge Raad duidelijkheid geschapen.12 De in artikel 6:96 lid 6 BW bedoelde veertiendagentermijn vangt pas aan de dag nadat de aanmaning door de schuldenaar is ontvangen. Dat strookt volgens de Hoge Raad met de bedoeling van de wetgever dat de schuldenaar in ieder geval (de volle) veertien dagen de gelegenheid moet hebben om het verschuldigde bedrag te betalen zonder dat incassokosten verschuldigd worden.
Nauwkeurig formuleren is noodzaak, omdat de sanctie op het niet-naleven van de vereisten van art. 6:96 lid 6 BW stevig is: staat in de brief een te vroege dag van aanvang of van einde van de veertiendagentermijn vermeld, of wordt daaromtrent anderszins verwarrende of misleidende informatie verstrekt, dan is consumentschuldenaar bij het uitblijven van tijdige betaling géén incassokosten verschuldigd.
Fout is dus de aanzegging dat 'binnen veertien dagen na heden' of 'binnen veertien dagen na verzending van deze brief' betaald moet worden. Wel goed is de formulering 'binnen veertien dagen vanaf de dag nadat deze brief bij u is bezorgd'.
Om gedoe te voorkomen, doen ondernemers er verstandig aan om een iets langere termijn dan de wettelijke veertien dagen te hanteren, bijvoorbeeld: 'binnen drie weken na de dag dat deze brief bij u is bezorgd'. Dan zit men altijd goed.
Tot slot: een onjuist vermelde termijn kan niet 'gerepareerd' worden door de schuldenaar nog een extra betalingstermijn van bijvoorbeeld een week te gunnen. Voor het kunnen incasseren van incassokosten zal een nieuwe veertiendagenbrief aan de schuldenaar moeten worden verzonden.
1. De regeling is neergelegd in art. 6:96 lid 4-7 van het Burgerlijk Wetboek.
2. Art. 6:96 lid 6 BW.
3. Art. 6:96 lid 6 BW en de Toelichting op het 'Besluit vergoeding voor buitengerechtelijke incassokosten' (Stb. 2012, 141, p. 7).
4. HR 13 juni 2014, ECLI:NL:HR:2014:1405.
5. Art. 2 BIK.
6. Art. 6:96 lid 7 BW.
7. Art. 6:96 lid 4 BW.
8. Art. 242 Rv.
9. HR 10 juli 2015, ECLI:NL:HR:2015:1868.
10. Hof Den Haag 21 april 2015, ECLI:NL:GHDHA:2015:813.
11. Hof Den Haag 7 juli 2015, ECLI:NL:GHDHA:2015:1896.
12. HR 25 november 2016, ECLI:NL:HR:2016:2704.