Wie neemt het voortouw voor de klokkenluidersregeling: directie of OR?
Per 1 juli 2016 is de Wet Huis voor Klokkenluiders in werking getreden. Het Huis voor Klokkenluiders is inmiddels opgericht. Het Huis is bevoegd om werknemers te adviseren en om misstanden te onderzoeken. Maar ook bedrijven zelf moeten aan de bak; niet alleen directies, maar ook ondernemingsraden.
Bedrijven die meer dan 50 werknemers in dienst hebben - dezelfde maatstaf die geldt voor het instellen van een ondernemingsraad - moeten voorzien in een interne klokkenluidersregeling. Deze regeling bepaalt de procedure voor een werknemer die een vermoeden van een misstand binnen zijn organisatie wil melden. Volgens de nieuwe wet moet ten minste het volgende worden geregeld:
de wijze waarop met de interne melding wordt omgegaan door het bedrijf;
een definitie van ‘een vermoeden van een misstand’, waarbij de wettelijke definitie in acht moet worden genomen;
bij welke persoon een vermoeden van een misstand kan worden gemeld;
de verplichting voor de werkgever om de melding vertrouwelijk te behandelen, indien de werknemer daarom heeft verzocht;
de mogelijkheid voor de werknemer om een adviseur in vertrouwen te raadplegen hierover.
Uiteraard mag in de interne regeling ook ‘meer’ worden geregeld dan deze aspecten.
De bedoeling is dat een werknemer het vermoeden van een misstand eerst intern meldt, volgens de bedrijfsregeling, en kijkt of dit tot een oplossing leidt. Wordt de melding intern niet adequaat opgevolgd, dan kan de werknemer het vermoeden extern melden. Dit kan bijvoorbeeld bij het Openbaar Ministerie als het gaat om een strafbaar feit. Het vermoeden kan ook door de werknemer bij het Huis voor Klokkenluiders worden gemeld.
Bedrijven zijn erbij gebaat de klokkenluidersregeling op korte termijn op orde te hebben. Voor werknemers is dan duidelijk welke interne procedure zij eerst zullen moeten doorlopen bij een vermoeden van een misstand, alvorens naar buiten te treden. De organisatie heeft dan de gelegenheid om adequaat te reageren op meldingen. De regeling zal moeten zorgen voor een transparantere organisatie. Een duidelijke regeling kan een hoop ellende voorkomen.
Is de directie nog niet toegekomen aan dit onderwerp, dan kan de ondernemingsraad dit onderwerp op de agenda zetten. De ondernemingsraad kan ook zelf een voorstel doen voor een regeling. De ondernemingsraad heeft met inwerkingtreding van de nieuwe wet instemmingsrecht over de klokkenluidersregeling en zal zich dus toch over dit onderwerp moeten buigen.
Directies en ondernemingsraden van internationaal opererende bedrijven moeten ook over de grens kijken. Controleer dan of de interne regeling ook voldoet aan de wettelijke regels van andere landen waar het bedrijf actief is.